Convocatoria para proveer el cargo de Asistente de egresados

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

 DENOMINACIÓN DEL CARGO:   ASISTENTE DE EGRESADOS

DEPENDENCIA:                            VICERRECTORÍA ACADÉMICA

NÚMERO DE CARGOS:               1                                 

JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE EGRESADOS

II. PROCESO AL CUAL PERTENECE.

Proceso Misional.

III. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL CARGO.

Propósito principal: realizar funciones de seguimiento de actualización a la base de datos de egresados, llevar las encuestas que se realizan desde el centro de egresados, atención a público, manejo de manejo de correspondencia, acompañamiento a actividades del centro.

Funciones esenciales del cargo:

  • Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia del área, de acuerdo con las normas, el sistema de gestión de calidad y los procedimientos respectivos.
  • Llevar, actualizar y mantener organizada las bases de datos de la dependencia conforme a los parámetros dispuestos, con el fin de atender los requerimientos que son responsabilidad de la dependencia.
  • Colaborar en los aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo actividades con los egresados.
  • Velar por la adecuada presentación de la oficina y por la organización del archivo respectivo.
  • Entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca la oficina de archivo.
  • Manejar y organizar la agenda del jefe inmediato informándole oportunamente de los compromisos adquiridos.
  • Atender y orientar a los egresados de manera presencial y telefónicamente suministrando la información necesaria y precisa de acuerdo con las consultas realizadas, de conformidad con los trámites y procedimiento establecidos.
  • Elaborar y transcribir cartas, correos y demás documentos que se requieran conforme a solicitado por el jefe inmediato.
  • Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
  • Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas, encargadas o delegadas por la instancia competente para ello y que sean acorde con la naturaleza de las funciones.

IV.  CARACTERÍSTICAS DEL CARGO.

  • Ambientales: requiere de condiciones de temperatura, humedad, iluminación, sonido y olores que no constituyan molestia para el trabajador (Termohigrometría).
  • Tecnológicas: requiere de infraestructura en tecnologías de información, comunicaciones y equipos de oficina.
  • Sociales: el trabajo se realiza en equipo para el logro de los objetivos de los procesos.

V.  RESPONSABILIDADES.

  • Por supervisión de personal: no tiene responsabilidad.
  • Por manejo de valores: no tiene responsabilidad.
  • Por información confidencial o importante: maneja información importante como convenios, documentos, base de datos (protección de acuerdo al habeas data) y proyectos para los egresados de la Corporación.
  • Por toma de decisiones: debe coordinar y consultar sus decisiones y actividades con el superior inmediato.
  • Por herramientas de trabajo, equipos y/o materiales: tiene la responsabilidad por el buen uso y manejo de los activos fijos asignados a su cargo.

VI. RELACIONES SIGNIFICATIVAS.

  • Relaciones internas: se relaciona personal de dependencias académico – administrativas, directores de Programas, Coordinadores, Vicerrectoría, Decanos.
  • Relaciones externas: se relaciona con los egresados de la Corporación.

VII. COMPETENCIAS TÉCNICAS.

  • Conocimientos básicos o esenciales: manejo de bases de datos, manejo de herramientas ofimáticas especialmente en alto grado Excel, servicio al cliente.
  • Requisitos:
  • Estudios: título tecnólogo o profesional universitario otorgado por institución de educación superior oficialmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional en cualquier área de las ciencias del conocimiento.
  • Experiencia: mínimo dos (2) años de experiencia profesional.

Interesados enviar hoja de vida a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. colocando como asunto el nombre de la convocatoria y cargo.

Normatividad Institucional